freee の取引の「入り方」と工数を掛け合わせ、会計業務のボトルネックを探す
こんにちは、YAAC税理士事務所の山田です。
同じように月次の会計を見ていても、すんなり終わる顧問先と、なぜか時間がかかる顧問先があります。
その差はどこから来るのか。
感覚ではなく、データで確かめたいと考えて取り組んでいるのが、この記事の話です。
そして同じデータは、顧問先の側に会計の負担がかかっていないかを見ることにも使っています。
同業の方向けの、少しマニアックな内容です。
取引が「どこから入ってきたか」を見る
freee（クラウド会計ソフト）では、一つひとつの取引が、どの経路で登録されたかを記録しています。
銀行やカードの明細を連携して登録されたものか、自動登録のルールで登録されたものか、人が手で入力したものか。
弊事務所では、月次で関わっている顧問先の freee から取引のデータを集め、次のようなことを見られるようにしています。
- 取引がどの経路で登録されているか
- 自動登録のルールがどれくらい使われているか
- 領収書などの証憑が、どこからアップロードされているか
- 記帳したのが事務所なのか、顧問先なのか
毎朝、自動でデータを取り込んでいるので、人が集める手間はかかりません。
もう一つの材料は、顧問先ごとの工数
弊事務所では、スタッフが顧問先ごとにどれくらいの時間をかけたかを、kintone（業務アプリを作れるクラウドサービス）に記録しています。
この工数のデータも、取引のデータと同じ場所に毎朝そろうようにしました。
材料は、これでそろいました。
次にやろうとしているのが、この2つの掛け合わせです。
掛け合わせると、何が見えるか
たとえば、手入力の取引が多い顧問先ほど、工数がかかっているのか。
明細の連携や自動登録のルールを整えた顧問先では、工数がどれくらい減っているのか。
証憑のアップロードの仕方によって、確認の手間は変わるのか。
こうしたことが分かれば、どこを直せば、会計がもっとスムーズに進むのかが見えてきます。
人を増やす、時間をかけるといった力わざではなく、上流の仕組みを整えることで楽になる。
その順番を、データで決められるようになります。
顧問先の側に、負担がかかっていないか
この登録経路の分析は、弊事務所の工数管理のためだけに使っているわけではありません。
顧問先の側に、会計の負担がかかっていないかを見るためにも使っています。
たとえば、入力しているのが顧問先の方で、しかも手入力が多い。
そんな顧問先が見つかれば、もっと効率的な入力の仕方をご提案できます。
銀行やカードの明細の連携を増やす、自動登録のルールを整える、領収書の取り込み方を変える。
入力の経路を見直したり、自動化したりすることで、手で入力する作業そのものを減らせます。
顧問先の会計の負担を極力減らせば、会計がスムーズに回るようになります。
数字が早くそろえば、経営に必要な数字をリアルタイムで見られる「リアルタイム経理」にもつながります。
事務所の効率化だけでなく、顧問先の負担を減らすための分析でもある。
ここが、この取り組みでいちばん大事にしているところです。
上流を整えると、AIに投げる作業が残らない
私は、会計の処理そのものをAIに丸投げすることはしていません。
その理由の一つが、freee の明細連携と自動登録のルールで上流を整えておけば、そもそもAIに投げたい作業が残らない、ということです。
会計の処理を AI に丸投げしない理由は、note の『会計処理をAIに丸投げしない理由』に書きました。
今回の分析は、その「上流が整っているか」を顧問先ごとに確かめるためのものでもあります。
整っていない顧問先が分かれば、そこに手を入れる。
空いた時間は、顧問先との対話に回していきたいと考えています。
まずは材料を集めるところから
正直に言うと、工数と掛け合わせた結果は、まだ出ていません。
今は、そのための材料が自動でそろう仕組みができたところです。
それでも、最後にどんな成果を出したいかを先に決めて、そのための材料を自動で集めておく。
これが、データを活かすうえでいちばん大事な準備だと思っています。
結果が出たら、またこのブログで共有します。
この「成果を先に決めて、材料を自動で集める」考え方は、『AI活用は「最後に出したい成果」から逆算する』にまとめています。
同じような分析を自分の事務所にも組み入れたいという同業の方も、freee の運用を見直して経理をもっと楽にしたいという事業会社の方も、お気軽にご相談ください。
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YAAC税理士事務所
山田 直広